اغلب مردم رویای دارا بودن زمان بیشتر را در ذهن دارند و آرزو می‌کنند ساعت های بیشتری (بیشتر از ۲۴ ساعت) در روز وجود داشته باشد. گاهی اوقات، شما کارها و وظایف زیادی در محیط کار و در زندگی روزمره، برای انجام دادن دارید، ولی متوجه می‌شوید که گذر زمان به طور جدی علیه شماست. شاید نهایت تلاش خود را می‌کنید تا تمام کارهای‌تان را در مدت زمان تعیین شده انجام داده و به اتمام برسانید، اما سرعت عمل شما پایین بوده و نمی‌توانید همه‌ی کارهای‌تان را به موقع انجام دهید. در ادامه‌ی این مطلب از مالتینا بلاگ، راهکارهای مفید و موثری را برای بالا بردن سرعت عمل مغز و به دنبال آن افزایش سرعت عمل در محیط کار ارائه خواهیم کرد تا بتوانید کارهای زیادی را در مدت زمان کمتری انجام دهید.
- این چند حالت را برای برای افزایش سرعت عمل در محیط کار به کار بگیرید
- لیست منظمی از کارهایی که باید انجام دهید (To Do List) تهیه کنید
- یاد بگیرید چگونه کارها را ساده و کوتاه انجام دهید (Keep It Short & Simple - KISS)
- برای افزایش سرعت عمل از ساعت بدن خود کمک بگیرید
- کارهای‌تان را بر اساس وابستگی انجام فعالیت‌ها زمان بندی کنید
- با حواس پرتی افراد مقابله کنید
- هنر محول کردن کارها را یاد بگیرید
- سخن پایانی
این چند حالت را برای برای افزایش سرعت عمل در محیط کار به کار بگیرید
برخی از کارها را واگذار کنید: اگر امکان دارد که یکی از کارهای شما با واگذار کردن به فرد دیگری، سریع تر و با کیفیت بالاتری انجام شود، بهتر است که آن را واگذار کنید. واگذار کردن یک کار، مستلزم کسب اطمینان در خصوص توانایی های فردی که کار به او واگذار می‌شود، است؛ از جمله اینکه آیا آن فرد، مهارت، زمان، صلاحیت لازم برای اجرای کار در موعد زمانی مقرر و مطابق استاندارد مربوطه را دارد یا خیر.
یا یک کار را قبول نکنید یا در صورت امکان، پَس دهید: اگر تشخیص دادید که انجام کاری که به شما محول شده، برای شما مناسب نیست، در چنین حالتی، یا می‌بایست تعهد به انجام آن فعالیت را قبول نکنید یا آن کار را به نحوی به شخص مناسب، واگذار کنید.
کار را ارجاع دهید: اگر معتقد هستید که کار ی که انجام آن بر عهده شماست، چیزی است که در نهایت نیاز به گفت و گو یا بحث با رئیس یا کارفرما دارد، در این صورت، می‌توانید کار را به صورت مستقیم به مافوق خود، ارجاع دهید.
نسبت به انجام آن کار اقدام کنید: اگر کار واگذار شده به شما، مرتبط با حوزه مسئولیت تان است، بلافاصله نسبت به انجام آن اقدام کنید و از سهل انگاری و تنبلی در انجام آن، اجتناب کنید.
زمانی را برای انجام آن کار، اختصاص دهید: اگر امکان انجام بلافاصله کاری را ندارید (به دلیل داشتن اولویت‌های دیگر یا سایر دلایل)، در آن صورت، زمانی را برای انجام آن برنامه ریزی کنید، یا این که آن را در لیست اولویت‌های در دست انجام خود قرار دهید یا زمانی را برای بررسی‌های بیشتر و چالش با آن، در دفتر برنامه ریزی روزانه خود، تنظیم کنید.
لیست منظمی از کارهایی که باید انجام دهید (To Do List) تهیه کنید
برخی از افراد، نوشتن لیست کارهای جهت انجام را دوست دارند و برخی دیگر از این کار متنفرند! نکته ای که نمی‌توان منکر آن شد، این است که تهیه لیستی از کارهایی که باید انجام دهید، به شما کمک می‌کند تا عنوان کارها را به خاطر بسپارید و با نظم و ترتیب بییشتری به کارهای‌تان برسید، که همین امر باعث افزایش سرعت عمل شما در محیط کار خواهد شد. در نتیجه، هر چه فعالیت‌های بیشتری برای انجام داشته باشید، این لیست، ارزش بیشتری پیدا می‌کند.
در برخی از لیست‌ها، کارها و فعالیت‌ها به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه فهرست می‌شود. همچنین امروزه، برنامه‌های نرم افزاری، گجت و اپلیکیشن‌های زیادی برای تنظیم لیست کارهای جهت انجام وجود دارد، که می‌توانید از آنها بهره مند شوید.
نکات مهم در مورد در تهیه لیست کارهایی که باید انجام شوند:
- فعالیت‌ها را تجزیه کنید: تا جایی که می‌توانید جزئی‌تر بنویسید، این کار به شما شانس تخمین دقیق‌تر زمان‌های انجام فعالیت‌های مدنظر را می‌دهد.
- با خود مرور کنید برای انجام دادن کار مدنظرتان، به چه چیزی نیاز دارید و دستورالعمل انجام آن به چه صورت است.
- آغاز هر روز به لیست خود نگاه کنید: بر این اساس، همه کارهایی که نیاز به انجام آنها را دارید، به خاطر بسپارید.
- نسبت به فعالیت‌ها رویکرد علمی داشته باشید: شروع کارهای درج شده در لیست‌های خود را طبق یک روال منطقی، شروع کنید.
- لیست خود را در طول روز و به صورت دوره‌ای چک کنید: حتما کارهای انجام شده در لیست خود را تیک و علامت بزنیدچرا که این کار باعث ایجاد حس رضایت درونی در شما خواهد شد.
- لیست را در محلی قرار دهید که حداکثر دید را نسبت به آن داشته باشید: اطلاعات مربوط به این لیست می‌بایست هم در اختیار خودتان و هم همکاران دیگری که قرار است به شما در انجام کارها یاری رسانند، قرار داده شود.
- به روزرسانی لیست خود را به طور روزانه در نظر داشته باشید: در پایان هر روز پس از انجام آخرین کار، به مدت ده دقیقه در جایی آرام نشسته و لیستی برای تمام کارهایی که روز بعد قصد انجام آنها را دارید، بنویسید. به خاطر داشته باشید که در این یادداشت ممکن است به کارهایی برخورد کنید که مربوط به روزهای بعد هستند ولی در زمان حاضر از اهمیت بیشتری برخوردار شده‌اند.
- لیست‌های خود را بایگانی کنید: یکی از مزایای تهیه لیست کارهای جهت انجام روزانه، ثبت رکورد زمان صرف شده برای کارهایی است که آنها را انجام داده‌اید، است و زمانی که صرف انجام کارها نموده اید را، در دسترس و جلوی دیدتان قرار می‌دهد.
این نکته را به یاد داشته باشید که کندترین مدادها، بهتر از تیزترین حافظه‌هاست. پس چیزی را که ممکن است فراموشش کنید را بنویسید!
بیشتر بخوانید: ۱۲ نشانه که یک کارمند موفق هستید و رئیس‌تان شما قبول دارد
یاد بگیرید چگونه کارها را ساده و کوتاه انجام دهید (Keep It Short & Simple – KISS)
هر چند که ممکن است یافتن راهی معقول برای به انجام رساندن کاری، راحت به نظر بیاید، اما ممکن است در جریان انجام کار، مسائل پیچیده تری پیش بیاید که مورد انتظارتان نباشد.
این موضوع که شما در تلاش برای انجام چه کاری هستید چندان اهمیتی ندارد بلکه نکته اصلی اینجا است که معمولا ممکن است در جریان انجام هر کاری، در کنار روش‌های آسان تر و کوتاه تر، روش‌های پیچیده و کندتری هم وجود داشته باشد که می‌توانید هر کدام از آنها را به انتخاب خودتان برای انجام کار خود استفاده کنید. به غیر از مواردی که الزاما برای تولید یک محصول و یا پیروی از یک روش خاص می‌بایست از یک روش فنی و منحصر به آن استفاده کنید، معمولا راه حل‌های ساده و سریع، بهترین انتخاب برای انجام سریع کارها و افزایش سرعت عمل است. پس در نظر داشته باشید اگر در شرایط انتخاب بین یک راه آسان و یک روش پیچیده قرار گرفتید، همیشه روش آسان را برگزینید.
برای افزایش سرعت عمل از ساعت بدن خود کمک بگیرید
آیا شما فرد سحرخیزی هستید؟ آیا انرژی شما در میانه روز کم می‌شود و افت می‌کند؟ یا از آن دسته افرادی هستید که مانند جغد در نیمه‌های شب بیدار مانده و انرژی بالیی دارید؟ و …
یکی از بهترین راهکارها در به انجام رساندن کارها، شناخت ساعت‌هایی از شبانه روز است که بدن هر فردی در بهترین حالت و پربازده ترین زمان برای انجام کارهای مختلف، قرار دارد.
ساعت بدن یا ریتم بیولوژیکی شبانه روزی شما توسط حدود صد هزار سلول در پیرامون هیپوتالاموس کنترل می‌گردد. این سلول‌ها ترشحات شیمیایی مختلف در بدن را کنترل می‌کنند. به عنوان مثال، اغلب مردم حدود ساعت ۷ صبح حد پایینی از سروتونین دارند؛ که باعث می‌شود افراد بدخلق تر و ترشرو تر باشند. معمولا حدود ساعت ۴ بعد از ظهر، سطح آدرنالین خون به بالاترین حد خود می‌رسد. بنابراین، در این ساعت، آن دسته از فعالیت‌های بدنی یا شغلی که نیاز به هماهنگی و همکاری دست و چشم دارند، بیشترین احتمال موفقیت دارند. در ساعت ۷ بعد از ظهر، با ترشح متالونین، بدن آماده خواب می‌شود. بنابراین، اغلب ما، در این ساعت از روز احساس کسلی و خواب آلودگی داریم.
ساعت بدن برای روشنایی روز کوک شده است. بنابراین، اگر شما جز، کسانی هستید که به صورت شیفتی کار می‌کنند، می‌توانید با کوک مجدد ساعت بدن‌تان البته با تعیین ساعت مطمئنه خواب در تاریکی، به خودتان کمک کنید. اگر در تعیین این ساعت‌ها و حتی برنامه ریزی زمان مناسب خواب و بازدهی، موفق نشوید، ممکن است به هم ریختگی سیستم عملکرد بدن خود را تجربه کنید. به عنوان مثال، غلظت خون بدن انسان، معمولا بین ساعات ۲ تا ۶ صبح در بالاترین سطح قرار دارد و در نتیجه، سطح انرژی و زمان‌های واکنش را کاهش می‌دهد.
ساعت مختص بدن خودتان را بشناسید
حفظ و نگه داشتن سطوح مختلفی از انرژی و نیروی محرکه درونی، نوعی مهارت و موفقیت محسوب می‌شود. هرفردی با شناخت ساعت بدن و با بکارگیری آن، قادر خواهد بود کارهای روزانه خود را به بهترین شکل ممکن و براساس ریتم بیولوژیکی خود تنظیم کنند. به عنوان مثال، شما فردی هستید که اول روز، جهت انجام کارهای عادی و روزمره خانه داری یا خانگی بیشترین بازدهی را دارد، تقریبا پایان صبح در زمینه تحقیق و نویسندگی خوب هستید؛ اوایل بعدازظهر جهت انجام کارهای بدنی بهترین هستید و دیر وقت به تحقیق و نویسندگی برمی‌گردید. پس بهتر است الگوهای ریتم بیولوژیکی خود را بشناسید و سپس آنها را به بهترین شکل جهت زمان بندی کارهای‌تان بکار بگیرید.
کارهای‌تان را بر اساس وابستگی انجام فعالیت‌ها زمان بندی کنید
جدول زمان بندی، در واقع، لیست جهت انجام کارهایی است که به هم مرتبط هستند. برای انجام یک کار و فعالیتی بزرگ‌تر می‌بایست سایر فعالیت‌های زیر مجموعه و مرتبط را بر حسب اولویت زمانبندی کنید.
شما همواره انجام کارهایی را تجربه کرده‌اید که نمی‌توانستید بلافاصله کار را شروع کنید، چرا که انجام آنها منوط به انجام کارهای دیگری بود که می‌بایست در ابتدا انجام می‌شدند. اگر چنین کارهایی را تجربه کرده‌اید، پس با مفهوم وابستگی فعالیت‌ها آشنا هستید، چرا که با زمان بندی برای فعالیت‌های وابسته به هم، از عهدشکنی در انجام کارها اجتناب می‌کنید.
وابستگی فعالیت‌ها به عنوان ارتباط و وابستگی دو فعالیت تعریف می‌شود که در آن توانایی شروع یا پایان یک فعالیت بستگی به شروع و یا پایان فعالیت دیگر دارد.
زمان بندی فعالیت‌های همزمان
هنگامی که به یک زمان بندی نگاه می‌کنید، معمولا با دوره‌های زمانی مواجه می‌شوید که می‌بایست منتظر انجام و تکمیل کارهای دیگری باشید. هنگامی که یک زمان بندی تنظیم و ایجاد گردید، در آن صورت، می‌توانید برای انجام فعالیت‌های همزمان دیگری برنامه ریزی کنید.
فعالیت های همزمان، فعالیت‌هایی هستند که در حین انجام آنها، امکان انجام کارهای دیگر نیز امکان پذیر است.
مثال‌هایی از فعالیت‌های همزمان، عبارتند از:
- انتظار برای جوشیدن کتری، زمانی که چای درست می‌کنید.
- دوره انتظار در کنار چاپگر برای چاپ تمام کپی‌ها یا زمانی که در مرحله تهیه مستنداتی هستید.
- دوره انتظار برای این که همکارتان بخش مربوط به خود را در گزارشی که شما شروع کرده اید اضافه کند.
- و…
بهتر است برای بهره مندی بیشتر از این زمان‌ها و افزایش سرعت انجام کارها، برنامه ریزی کنید تا بتوانید به تکمیل و انجام سایر فعالیت‌هایی که می‌توانند افزایش بهره وری شما را داشته باشند، بپردازید.
برنامه ریزی بکارگیری زمان با این روش، به شما این امکان را می‌دهد تا هم در زندگی شخصی و هم در زندگی کاری، کارهای بیشتری را در یک دوره زمانی کوتاه تر به انجام برسانید. از این رو، اگر شما هر روز برای رسیدن به سر کار خود با قطار، در هر مسیر، سفر ۳۰ دقیقه ای را پشت سر می‌گذارید، و این مدت زمان در هفته، به ۱۰ ساعت می‌رسد و این یعنی در یک سال، تقریبا معادل ۶۲ روز کاری صرف انتظار برای رسیدن به سر کار می‌کنید که می توانید در این فاصله به کارهایی ماندد گوش دادن به یک فایل صوتی مهم، چک کردن ایمیل ها، خواندن یک گزارش و… هر کار کوچکی که در این مدت زمان قابل انجام است بپردازید.
زمان بندی برای فعالیت‌های همزمان می‌تواند زمان به انجام رساندن کارها را در مقایسه با سایر روش‌ها به نصف کاهش دهد و باعث افزایش سرعت عمل شما شود.
از زمان‌های انتظار، بیشترین استفاده را داشته باشید
اکثر ما زمان زیادی را صرف انتظار می‌کنیم. هر چند در وهله اول ممکن است زمان‌های انتظارمان فقط ۱۵ دقیقه اینجا و یا ۲۰ دقیقه آنجا و … باشند، ولی اگر به مجموع آنها نگاه کنیم، متوجه اتلاف وقت زیادی خواهیم داشت.
زمان‌های انتظاری که در فرایند کار و شغل ما پیش می‌آیند، ممکن است انتظار برای اعلام نتیجه توسط رییس یا کارفرما در خصوص کاری که انجام یافته باشد. حتی ممکن است انتظار مدنظر در خصوص خاتمه کاری توسط همکارمان باشد تا پس از آن بتوان کار مربوط به خود را انجام دهیم و حتی انتظار برای یک اتفاق مانند رسیدن یک ایمیل یا غیره باشد.
با این حساب، اگر ما بدانیم چگونه از چنین زمان‌های کوتاهی که صرف انتظار در طول روز می‌کنیم، به طور مفید بهره مند شویم، در آن صورت خواهیم دید که برخی کارهای موجود در لیست کارهای جهت انجام می‌تواند به بخش‌های کوچکتری تقسیم شود و جهت بکارگیری این زمان‌های انتظار مورد استفاده قرار گیرد.
در طول روز، فعالیت‌های زیر می‌توانند در فرجه‌های کوتاه از زمان‌های انتظار به انجام برسند:
- هر نوع نگارش مانند گزارش یا نامه یا ارسل یک پیام
- برقراری تلفن‌های ضروری (مثل رزرو مکان جلسه)
- پرسش سریع برخی سوالات از برخی افراد یا ارائه پاسخ‌های سریع برای انجام امور به همکاران یا اعضای تیم
- انجام خرده کاری‌ها (الکترونیکی یا دستی)
- مطالعه بروشورهای مربوط به تجهیزات
- مطالعه منظم گزارش یا مقالات و غیره
- مرتب کردن فایل یا ژرونده ها یا میز کارتان
با حواس پرتی افراد مقابله کنید
شما لیست کارهایی را که باید انجام دهید را نوشته‌اید و اطمینان دارید که همه کارهای ذکر شده در لیست درست هستند. فعالیت‌های خودتان را اولویت بندی کرده‌اید، راهکارهای ساده و سَر راست را برای انجام کارها را پیدا کرده‌اید. آنگاه، شخصی یا اتفاقی، حواس شما را پرت می‌کند و همه برنامه‌های‌تان به سمت دیگری کشیده می‌شود؛ در پایان روز می‌بینید که تنها نصف کارهای لیست شده را به انجام رسانده‌اید.
در این مواقع، باید یاد بگیرید با حواس پرتی‌های تحمیل شده از سوی افراد مقابله کنید؛ این یک کلید مهم برای موفقیت در به انجام رساندن کارها و افزایش سرعت عمل است.
اغلب حواس پرتی‌ها ساخته دست خودمان است؛ مانند زمانی برای سیگار کشیدن، خیال بافی و توجه به افکار منفی، خبرچینی یا شایعه پراکنی، گشت و گذار در فضای مجازی و هر عامل دیگری که باعث انحراف و دست کشیدن از انجام کار و یا طولانی شدن زمان انجام آن می‌شود.
اگر فردی هستید که تمایل به خیال بافی، خبرچینی یا شایعه پراکنی یا گشت و گذار در فضای مجازی دارید، در آن صورت نیاز به تجدید نظر و تغییر عادت‌های خود دارید. هر چند ممکن است قادر نباشید به طور کامل ترک عادت کنید (به عنوان مثال، ممکن است شما ذاتا فرد خوش صحبتی باشید و نتوانید به راحتی آن را کنار بگذارید) اما، لازم است چگونگی محدود کردن این چنین فعالیت‌هایی را یاد بگیرید.
مثلا، فقط در زمان‌های استراحت به عادت‌های رفتاری، مانند گشت و گذار در فضای مجازی را به زمان‌های حضور خود در خانه محدود کنید. هر چند که اغلب کارفرمایان قوانین خاصی را برای مقابله با قانون شکنی در زمینه وبگردی در محل کار و استفاده تلفن همراه، وضع کرده‌اند. همچنین، عادت خیالبافی و توجه به افکار ناخواسته خود را به زمان خوردن غذا یا نوشیدن چای و در مسیر رسیدن به سر کار منتقل کنید و سعی کنید حتی در نزد خودتان نیز انضباط داشته باشید.
هنر محول کردن کارها را یاد بگیرید
اگر یک مدیر، سر گروه یا ناظر هستید، با محول کردن کارها به دیگران درگیر هستید. واگذاری و محول کردن یکی از مهارت‌های اصلی مدیریت انجام کارها و افزایش سرعت عمل محسوب می‌شود، اما در عین حال، برای بسیاری از ما نیز، فراگیری انجام آن بسیار سخت است. چرا که هم می‌خواهیم بر روی به انجام رسیدن کارها کنترل داشته باشیم.
با محول کردن کارها، زمان بیشتری جهت مدیریت افراد، دنبال کردن روند پیشرفت فرآیندها و حل مسائل و مشکلات خواهید داشت. به منظور واگذاری و محول کردن موثر کارها، لازم است در خصوص چهار اصل مهم فردی که کار به آن واگذار شده است، اطمینان حاصل کنید از جمله: مهارت، زمان، گواهی تخصص و مسئولیت.
مهارت: لازم است اطمینان حاصل کنید که شخص مورد نظر مهارت و توانایی انجام کار و فعالیت را دارد؛ این لزوما بدان معنا نیست که آنها در آن کار بهتر از شما هستند بلکه ممکن است آنها نسبت به شما، زمان بیشتری برای انجام کار مدنظر در اختیار داشته باشند.
زمان: از این که، آنها زمان کافی برای انجام کامل کار را دارند، اطمینان حاصل کنید. اگر مدیر آنها باشید ممکن است از پذیرفتن کار به دلیل نداشتن وقت خودداری نمایند، در آن صورت، سعی کنید تا سوالات باز (تا چه زمانی انجام می‌دهید؟) را قبل از سوالات مدیریتی (شما زمان کافی برای انجام این کار دارید، ندارید؟) بپرسید.
گواهی تخصص: در خصوص دارا بودن تخصص و گواهی لازم انجام کامل کار توسط شخص مورد نظر، تحقیق و اطمینان حاصل کنید.
مسئولیت: اغلب، یکی از سخت‌ترین کارها، همین است؛ بنا بر ضرورت، کاری را که در قبال آن مسئول و پاسخگو هستید، محول می‌کنید اما اگر کسی که کار را به او محول کرده‌اید، مسئولیت و پاسخگویی لازم برای انجام کاملا موفق کار را نداشته باشد در آن صورت، شما تا مدتی احساس شکست خواهید کرد. یکی از بهترین راه‌ها برای دادن مسئولیت و انتظار پاسخگویی این است که در خصوص نتیجه موفق و اعتبار ایجاد شده پس از آن، شفاف باشید.
هر چقدر بتوانید روند محول کردن کارها را درست و صحیح طی کنید، به طور معمول، کارهای بیشتری را به انجام خواهید رساند و همین امر باعث افزایش سرعت عمل شما در محیط کار و حتی زندگی روزمره خواهد شد.
سخن پایانی
نظر شما در این مورد چیست؟ چه راهکارها و ترفندهای دیگری برای افزایش سرعت عمل و سریع‌تر و بهتر انجان دادن کارها در محیط کار یا حتی زندگی روزمره، وجود دارد؟
اگر مطالعه این مطلب برای‌تان مفید بود، خواهشمندیم نظرات و دیدگاه ارزشمند خود را در رابطه با این موضوع، با ما و خوانندگان مالتینا بلاگ، در میان گذاشته و محتوای این مطلب را از طریق لینک شبکه‌های اجتماعی موجود در کنار این صفحه یا سایر راه‌های ارتباطی، با دوستان و اطرافیان خود به اشتراک بگذارید.
در مالتینا بیشتر بخوانید:
ازدواج با شغل | آیا شما با کار خود ازدواج کرده‌اید؟ نشانه‌ها و راهکارهای حفظ تعادل