در کشور ما ایران، به دلیل اینکه تمامی کارهای اداری از طریق مکاتبات رسمی صورت می‌پذیرد، بر این اساس نامه‌های رسمی بسیار مهم است و برای انجام کارها باید از مکاتبات و نامه‌های رسمی استفاده کرد. اغلب مردم با طرز نوشتن نامه‌های رسمی آشنا نیستند. در اینجا می‌خواهیم شما را با طرز نوشتن نامه اداری آشنا کنیم و این مشکلی که اکثر افراد با آن مواجه هستند را برطرف کنیم تا کارهای اداری سریع‌تر و بهتر انجام پذیرد.
در سازمان‌های اداری با توجه به هدفی که دارند و وظایفی که باید انجام بدهند حاصل کوشش و فعالیت‌های آنها به صورت اسنادی در می‌آید که مجموعه این اسناد در یک پرونده جمع و سابقه موضوع مربوطه را تشکیل می‌دهند. این اسناد به طور مستمر به وجود می‌آیند و چگونگی آن، فعالیت‌ها و موضوع را شامل می‌شود. این اسناد با توجه به صرف وقت و تلاش انسان‌ها و پرداخت و هزینه مادی به دست آمده‌اند، بنابراین اسناد ارزنده‌ای هستند. باید آنها را بر مبنای علمی طبقه بندی کنیم و از آنها به صورت درست نگهداری شود.
هر قسمت از سازمان بخشی از وظایف کلی آن سازمان را بر عهده دارد و افراد در سمت مربوط به خود دارای اختیاراتی هستند و باید با وظایف خود آشنا باشند. به طور کلی نامه‌های صادر شده، نشانه فعالیت و عملیات کارکنان یک سازمان است. نامه‌هایی که از طرف بخش‌های مختلف یک سازمان صادر می‌شود، نشان دهنده فعالیت‌های انجام شده است. اگر نامه‌ها به درستی تنظیم نشوند، در روند اجرایی امور یک سازمان اخلال وارد می‌گردد، به همین دلیل برای یکسان سازی چارچوب نامه‌ها این مجموعه به شما تقدیم می‌شود.
هر نوشته که دارای یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان یک وسیله ارتباطی در داخل یا خارج از سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد، باید دارای ویژگی‌های خاصی باشد که نامه‌های اداری را از دیگر نامه‌ها متمایز می‌کند. این ویژگی‌ها عبارتند از شماره، تاریخ، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، نام و عنوان امضا کننده نامه، امضا نامه به وسیله شخص صلاحیت‌دار، تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری، رعایت ضوابط نامه نگاری.
در یک نامه اداری کوتاه باید توجه داشته باشیم که متن آن مناسب باشد، یعنی نه آنقدر کوتاه باشد که منظورمان را به خواننده نامه نرساند و نه آنقدر زیاد باشد که خواننده نامه از خواندن آن خسته شود. باید طوری متن را انتخاب کرد که منظور ما را به خواننده برساند و او را خسته نکند. اکنون با ما همراه شوید تا قسمت‌های یک نامه اداری را با هم بررسی کنیم.
1. شروع یک نامه اداری
در ابتدا، نامه را با نام خدا شروع کنید. بهتر است که از بسمه تعالی استفاده نمایید. بعد از این مورد باید نامه را برای کسی که نوشته اید، خطاب قرار دهید. ابتدا نام او و سمتش را بنویسید.
یک نمونه از فرمت نامه اداری کوتاه در زیر به شما نشان داده می‌شود:
بسمه تعالی
جناب آقای ……/ سرکار خانم ……. مدیر محترم ……./ ریاست محترم …….
اگر شما نام شخص مورد نظر را نمی‌دانید، از نوشتن سمت او بعد از بسمه تعالی استفاده نمایید. در سطر بعد از عبارات با سلام و احترام، با سلام و احتراما به استحضار می‌رسانید، استفاده کنید. بعد از نوشتن یکی از موارد ذکر شده شروع نامه تمام می‌شود و به قسمت بدنه نامه می‌رسیم.
2. بدنه نامه
در قسمت بدنه نامه باید درخواست خود را بدون جملات اعتراض آمیز بنوسیم که می‌تواند هر درخواستی باشد مانند استخدام یا وام. موضوع نامه در فرمت نامه اداری هیچ تاثیری نمی‌تواند داشته باشد. اگر درخواست ما احتیاج به توضیحات اضافی داشته باشد آنها را باید در سه یا چهار خط بنویسیم. توجه داشته باشید که درخواست خود را واضح بنویسید و از کمترین جملات استفاده نمایید.
نمونه یک بدنه درخواست وام:
اینجانب …… برای تاسیس یک واحد اداری جدید با پروانه کسب …… تقاضای درخواست وام از آن واحد محترم را دارم.
خواهشمند است دستور بررسی پرونده اینجانب را صادر نمایید تا در صورت امکان نسبت به پرداخت وام به اینجانب اقدام شود.
نوشتن این قسمت نامه خیلی مهم است. باید توجه داشته باشید از عبارات امری با دقت استفاده کنید و اگر از سمت یا واحد سازمانی درخواست دارید باید جملات ما حالت تقاضا داشته باشد تا خواننده نامه را بیشتر متقاعد کند.
نکته دیگر در نوشتن بدنه نامه اداری این است که اگر متن شما طولانی است از کاغذ بزرگ‌تری استفاده شود که مسئول مربوطه بتواند در زیر متن شما نامه را پاراف کند و به زیر مجموعه‌های سازمان مرتبط با نامه ارجاع دهد. اگر از کاغذ کوچک‌تری استفاده می‌کنید در انتهای کاغد مقداری جای خالی برای پاراف کردن نامه قرار دهید. اگر در نامه چندین درخواست دارید بهتر است که آنها را در بندهای مختلف ذکر کنید و با شماره هر تقاضا را جدا کنید.
3. انتها یک نامه اداری
در انتها درخواست شما در نامه به پایان دادن نامه می‌رسیم که در نامه‌های اداری معمولا شبیه به هم هستند. پس از متن نامه باید در اول سطر بعد تشکر‌های لازم را بنویسید که می‌توانید به طور مثال بنویسید با کمال تشکر و احترام، با سپاس از توجه حضرتعالی، نهایت تشکر و ….
برای اینکه شخص مورد خطاب نامه، بداند این نامه از طرف چه کسی برای او نوشته و ارسال شده است، شما باید در گوشه سمت چپ نامه، نام و نام خانوادگی خود را قید کنید و سپس در کنار آن امضا و اگر نیاز به اثر انگشت دارد اثر انگشت خود را درج نمایید و تاریخ نامه را در این قسمت بنویسید.
چند نکته بسیار مهم در نوشتن نامه اداری
1. کاغذ نامه
نوشتن نامه اداری نشان دهنده ادب و احترام ما نسبت به مخاطب نامه است. این احترام در تمامی قسمت‌های نامه باید رعایت شود. کاغذ نامه یکی از این موارد است که نباید به هیچ عنوان برای نوشتن نامه اداری و رسمی از کاغذهای متفرقه با اندازه ناقص، کاغذ دفتر و یا تاخورده استفاده شود. اندازه استاندارد نامه‌های اداری و رسمی A4 و A5 است. به طور معمول نامه‌های اداری در کاغذهای A5 نوشته می‌شود. اگر متن نامه زیاد باشد باید قسمتی برای پاراف کردن آن نامه در نظر گرفته شود که بهتر است از کاغذ A4 استفاده شود.
2. نگارش صحیح
باید بدانید که یک نامه اداری باید بدون غلط املایی و مشکل نگارشی باشد. اگر در نامه غلط املایی وجود داشته باشد، اثر منفی بر خواننده نامه دارد و اگر می‌خواهید از کلمات غیر معمول استفاده کنید، املای صحیح آن واژه را از اینترنت پیدا کنید. برای نوشتن نامه اداری بهتر است از یک خودکار نرم، پر رنگ و با رنگ آبی یا مشکی استفاده شود.
3. مناسبات دینی، مذهبی و ملی
زمان نوشتن نامه اگر همراه با مناسبت‌های ملی و دینی همراه باشد می‌توان بعد از مورد خطاب دادن شخص در اول نامه اشاره ای به مناسبت داشته باشید و تسلیت و یا تبریک خود را ابراز نمایید. مثلا اگر ایام ماه مبارک رمضان باشید، می‌توانید ذکر کنید: با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما.
4. تایپ نامه اداری
اگر از طرف یک سمت و یا یک سازمان و نهاد نامه اداری می‌نویسید، بهتر است که این نامه تایپ شود. به خاطر بسپارید که سربرگ سازمان و اطلاعات تماس حتما در برگه موجود باشد. پس از نگارش نامه آن را در یک پاکت بگذارید و سمت مورد خطاب را در پشت آن ذکر نمایید.
5. نامه اداری و دوستانه
نگارش نامه‌های اداری تفاوت‌های بسیاری با نامه‌های دوستانه دارد. باید در نگارش هر کدام دقت لازم را داشته باشید. از دستور زبان مخصوص به هر نامه باید استفاده شود.
6. نمونه یک نامه اداری
نگارش نامه‌های اداری دارای قوانین خاصی است که با دیگر شیوه‌های نگارش متفاوت است. در نگارش نامه اداری باید رعایت ادب و احترام در نظر گرفته شود و به اصل موضوع پرداخته شود.
یک نامه اداری از 5 جز تشکیل شده است:
- سر لوحه
- عناوین گیرنده و فرستنده
- موضوع متن نامه
- مشخصات امضا کننده
- گیرندگان رونوشت
نامه‌های اداری باید در کاغذهای اداری که آرم آن سازمان یا اداره در آن چاپ شده است نوشته شود. در وزارت خانه‌ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت خانه یا سازمان، شماره و تاریخ و پیوست در این برگه‌ها موجود است.
عنوان گیرنده نامه، منظور مخاطب مقام سازمانی است. این عنوان باید با کلمه “به” مشخص می‌شود. عنوان فرستنده نامه منظور شخص یا واحد سازمانی است که نامه را نوشته است. این عنوان باید با کلمه “از” مشخص می‌گردد.
منظور از موضوع نامه جملات و عبارتی است کوتاه که نشان دهنده محتوای نامه است. موضوع نامه با کلمه “موضوع” مشخص می‌شود که تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه ضروری است که تعیین خلاصه مطالب در بالای نامه است. این امر سهولت و سرعت گردش مکاتبات را فراهم می‌کند. رعایت نکات نوشتن یک نامه اداری باعث می‌شود که جایگاه ما را در مقام کسی که نامه را نوشته بالاتر ببرد و به متن نامه ما توجه بیشتری شود.
در بعضی مواقع برای سریع‌تر انجام شدن کارها از یادداشت‌های اداری استفاده می‌شود. این یادداشت‌ها برخی از ویژگی‌های نامه اداری شامل نمی‌شوند ولی به دلیل اینکه برخی از این یادداشت‌ها به عنوان سند و مدرک استفاده می‌شوند، باید حتما به وسیله مقام مسئول امضا شود و برای انجام امور اداری و یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت شود.
چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم؟ | نمونه یک نامه اداری کوتاه
جناب آقای ….
رییس محترم امور کارکنان
موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق
با سلام واحترام
بدین وسیله اینجانب …. کارمند یا کارگر شماره …. که در قسمت …. مشغول به کار می‌باشم به دلیل مالی و شخصی تقاضای دریافت مبلغ …. ریال وام/ مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه …. ریال در مدت …. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر گردد.
خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم را مبذول نمایند.
پیشاپیش از دستور مساعدت جنابعالی کمال تشکر را دارم.
با تشکر
امضا
اگر یک نامه اداری را به عنوان یک کارمند به مقام مافوق می‌نویسید باید در مقدمه نامه از جملات زیر استفاده شود:
به استضحار می‌رساند، خاطر عالی مستحضر است که و ….
بیشتر بخوانید: بهترین حرکات ورزشی برای کارمندان | معرفی ۲۵ حرکت ورزشی مفید
اگر نامه به مقام هم ردیف نوشته می‌شود از این جملات در مقدمه استفاده کنید:
به اطلاع می‌رساند، به طوری که اطلاع دارید و ….
و اگر به مقام زیر دست خود نامه می‌نویسید باید از جملات تذکر می‌دهد، لازم است که یادآوری نمایید و …. استفاده شود.
اگر در نامه تقاضای انجام کاری را دارید بهتر است که از عبارات اداری استفاده شود.
اگر به مقام مافوق نوشته می‌شود، از عبارات تمنا دارم، مقرر فرمایید، متمنی است، دستور فرمایید و …. استفاده کنید.
اگر تقاضا را به مقام هم ردیف می‌نویسید از عبارات خواهشمند است دستور فرمایید، تقاضا دارد که دستور فرمایید و …. استفاده شود.
اگر نامه را به مقام زیر دست خود می‌نویسید از عبارات مقتضی است، لازم است دستور دهید و …. استفاده شود.
ایجاد ارتباط در مکاتبات
نامه‌ای که از یک سازمان خاص برای سازمان دیگر صادر می‌شود امکان دارد که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود. در این موارد باید برای به دست آوردن سابقه آن نامه به شماره‌های مکاتبات دسترسی پیدا کنیم. اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر شده باشد، بعد از ذکر عنوان، شماره و تاریخ و نام گیرنده باید ذکر شود. مثلا در پاسخ نامه شماره …. مورخ عطف به نامه …. مورخ.
هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه‌ای از گیرنده دریافت نشده باشد بعد از عنوان به این صورت باید نوشته شود:
در تعقیب نامه شماره …. مورخ …. پیرو نامه شماره …. مورخ …. در رابطه با برای مثال نصب فن کویل سقفی در اتاق ……..
چند نمونه نامه اداری
شاید برای‌تان جالب باشد که با چند نمونه نامه آشنا باشید یا حتی به چند نمونه نامه اداری برای الگو برداری نیاز داشته باشید. در ادامه به چند نمونه نامه اداری اشاره می‌کنیم.
نامه اداری درخواست انتقالی دانشگاه
جناب آقای ……………..
ریاست محترم دانشگاه ……………..
موضوع: درخواست انتقالی یا مهمان به دانشگاه ……………..
با سلام و عرض احترام
بدینوسیله اینجانب دانشجوی ورودی مهر ماه سال …………….. بعلت اینکه پس از قبولی در دانشگاه و شروع دوران دانشجویی خود متاهل گردیده و محل اشتغال دائم همسرم در شهر …………….. است، تقاضای حضور به عنوان دانشجوی میهمان به مدت …………….. به دانشگاه …………….. را دارم. البته مشکلات دیگری از جمله مشکلات مالی، اجتماعی، خانوادگی و همچنین فوت یکی از اقوام درجه اول نیز در این بین وجود دارد. لذا از جنابعالی تقاضا دارم دستور فرمایید مساعدت لازم درخصوص حضور اینجانب به عنوان دانشجوی مهمان در محل مذکور انجام شود.
با تشکر و سپاس ……………..
نامه اداری به عنوان درخواست همکاری
مدیر محترم کارگزینی شرکت ……………..
جناب آقای ……………..
باسلام و احترام
پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در نشریه …………….. مورخ …………….. جهت همکاری در بخش درخواست کالا در آن شرکت، به پیوست این نامه مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه) را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می‌دارم.
امیدوارم ویژگی‌های اینجانب از جمله تحصیل در رشته اقتصاد بازرگانی، گذراندن دوره‌های بازاریابی، تسلط کامل به زبان انگلیسی، داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی، اعتماد به نفس بالا، اشتیاق به یادگیری مداوم و به روز نمودن اطلاعات شغلی، مورد توجه آن مدیریت محترم قرار گیرد و فرصتی را فراهم سازد تا بتوانم خواسته‌ها و خدمات مورد نظر آن شرکت را برآورده سازم. ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی، پیشاپیش از وقتی که به بررسی رزومه اینجانب اختصاص می‌دهید تشکر نموده و آمادگی خود را جهت حضور در آن شرکت برای ارائه سایر اطلاعات لازم و آشنایی بیشتر اعلام می‌دارم.
با سپاس و احترام
…………….. (نام و نام خانوادگی و امضای متقاضی)
نمونه نامه اداری درخواست امریه سربازی
ریاست محترم ……………..
موضوع: درخواست امریه
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب …………….. به شماره ملی …………….. دارای مدرک کارشناسی مدیریت بازرگانی و گواهی آموزشی …………….. از دانشگاه علمی کاربردی و متصدی از شرکت …………….. وسابقه …………….. سال فعالیت رسمی با …………….. دارای دو مقاله داخلی وخارجی (که به پیوست تقدیم می‌گردد) تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذارنم و ضمن کسب تجربه از راهنمایی‌های متخصصین محترم آن سازمان نیز بهره‌مند گردم. خواهشمند است با عنایت به این موضوع که متاهل هستم با تقاضای ارائه شده موافقت نموده و دستورات لازم را مبذول فرمایید. لذا در صورت پذیرش تقاضای ارائه شده اینجانب متعهد می‌شوم که در طول خدمت خود ضمن رعایت نظم و انضباط کاری، مقررات اداری آن سازمان را نیز مد نظر قرارداده و امور محوله را به نحو احسن به انجام برسانم. امیدوارم که با این درخواست موافقت فرمایید. پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی در این خصوص بینهایت سپاسگزارم.
با احترام …………….. (نام و نام خانوادگی و امضای متقاضی)
نمونه نامه اداری درخواست وام
جناب آقای……………..
رییس محترم امور کارکنان سازمان……………..
موضوع : درخواست وام یا مساعده حقوق
با سلام و احترام
بدینوسیله اعلام می‌گردد که اینجانب……………..کارمند شماره …………….. که به مدت …………….. سال در قسمت …………….. مشغول به کار هستم به دلیل مشکلات مالی و شخصی تقاضای دریافت مبلغ …………….. ریال وام / مساعده حقوق را دارم. ضمنا خاطر نشان می‌سازد که این مبلغ به اقساط ماهیانه …………….. ریال یا در مدت زمان …………….. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد بنده پس از دریافت کسر گردد.
خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم در این زمینه صورت گیرد.
پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.
نمونه نامه اداری به ارگان‌های دولتی
به نام خدا
تاریخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پیوست : دارد
به : سازمان فنی حرفه‌ای استان البرز
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی نطنز
موضوع : آموزش اینترنت
عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست می‌شود یک نفر مدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری می‌گردد.
بیشتر بخوانید : راهنمای نوشتن نامه اداری و رسمی به انگلیسی + چند نمونه نامه اداری انگلیسی
نتیجه گیری
خب، بحث نوشتن نامه اداری تقریبا تمام است و فقط بخش تمرین شما باقی می‌ماند. نامه اداری می‌تواند بسیار کار چالش برانگیزی باشد و حتما باید در این کار مهارت پیدا کنید. حتما موارد ذکر شده در این مقاله را اجرا کنید و از تجربیات‌تان برای ما هم در پایین همین صفحه بنویسید. همچنین می‌توانید برای خواندن مطالب بیشتر به وبلاگ مالتینا مراجعه کنید.